JASSO関連手続きは
紙媒体でのやり取りが多く、
データ管理が煩雑になりやすい。
業務が集中する4月に
奨学金対応を行うのが
大きな負担になっている。
属人的な運用になっている。
毎年の制度変更にも
整備が追いつかない。
複雑になりがちな奨学金手続きをデジタル化し、窓口対応や書類管理をスムーズに。職員・学生双方の負担を軽減します。
申請受付やデータ整理などの繰り返し作業をシステムで自動化。職員が奨学金業務に縛られず、本来取り組むべき他の業務に時間を割けるようになります。
担当者が変わっても同じ品質で対応できるよう、業務フローを整理・標準化。引き継ぎ負担を抑え、安定した奨学金業務を維持できます。
情報を一元化することができ、学生様の奨学金の手続きに関する情報のポータルサイトとして活用することができます。
職員様に代わって、学生様からの問い合わせに対応いたします。
保証人様の対応・JASSOへの確認連絡もお任せください。
奨学金申請に必要な書類やデータ項目を弊社システムでペーパーレスに収集・確認します。
学生様が提出した手続き内容について、WEB会議ツールを活用し、学生と双方型で内容を確認し、仮想窓口を実現します。
各種対応進捗については、職員様にリアルタイムでご確認いただけます。
これらの取り組みにより、
DX化・ペーパーレスの推進、
窓口対応の効率化、学生手続きの簡略化、
そして属人化した業務の標準化
といった多くのメリットが期待できます。
オンライン型
| 学生数 | 約3000人の学生数 |
|---|---|
| 所在地 | 首都圏エリア |
| 委託内容 | 申込み手続き、採用時手続き、給付奨学金在籍報告、返還手続き、継続手続き |
| 課題 | 抜本的な業務の見直し。業務のDX化を目的 |
| 導入効果 | 業務の切り出しによる職員様の負担軽減 オンライン導入による学生の手続きに係る動線の明確化 |
オンライン型
| 学生数 | 約4000人の学生数 |
|---|---|
| 所在地 | 首都圏エリア |
| 委託内容 | 申込み業務 |
| 課題 | 担当職員の突発退社 |
| 導入効果 | 属人化の回避 新規職員の採用コスト削減 |
オンライン型
| 学生数 | 約1000人の学生数 |
|---|---|
| 所在地 | 首都圏エリア |
| 委託内容 | 申込み手続き、採用時手続き、継続手続き |
| 課題 | 担当職員の突発退社 |
| 導入効果 | 学部内の業務過多を軽減 職場内のトータル的なDX化への足掛かりに |
オンライン型
| 学生数 | 約1500人の学生数 |
|---|---|
| 所在地 | 九州エリア |
| 委託内容 | 申込み手続き、採用時手続き、給付奨学金在籍報告、返還手続き、継続手続き |
| 課題 | 担当職員の突発退社、業務の外部活用 |
| 導入効果 | 属人化の回避、部内職員の専門性向上 学生の手続きに係る動線の明確化 |
A大学様
3月･4月の繁忙期に奨学金業務を切り分けられたので、他の学生課業務に注力できた。
また職員全員が奨学金業務を理解できていない状態であったが、エイジェックが公開した案内資料･動画･説明会を拝見し、学生への明確な周知と同時に職員の理解度が向上した。そのため学校窓口へ訪れる(イレギュラーな)学生に対しても学生課職員が対応できるようになり、属人化はかなり解消できたと感じている。
また、偶然、オンラインチェックの様子を見たが、丁寧に対応いただいていることもわかりとても感謝している。
B大学様
学生課の職員の業務量はかなり多い中で、奨学金業務の職員への業務負荷が著しく下がったと感じている。
業務委託が一部となったことで学生が混乱する場面もあったが、学生対応履歴等を活用し、状況に応じた対応をすることができた。
C大学様
DX化について、下書き書類の廃止等、本人へ渡す基本資料は削減できたと感じている。また学生も手続きがオンラインになることに抵抗なく対応できていた。
また、今回のDX化を機に課内でも様々なことが電子化できるのではと動き始めるきっかけになった。
また４月の繁忙期に窓口に並ぶ学生の人数が減ったり、保護者からの電話対応をエイジェックが行ったことは明確に業務改善になったと感じている。
BPOの導入をご検討の際は、
エイジェックまでお気軽にご相談ください。
